MEDIAZIONE ONLINE: QUALI SONO LE REGOLE DA SEGUIRE?
La mediazione telematica, sulla spinta dell’Unione europea, avrà sempre più un ruolo di primo rilievo nello scenario della risoluzione alternativa delle controversie (si pensi a quanto sta accadendo col c.d. Processo civile telematico). Saranno quindi necessarie per gli attori coinvolti (in particolare avvocati, mediatori ed organismi) nuove competenze e strumenti operativi.
L’obiettivo è non solo farsi trovare pronti alle sfide che inevitabilmente il progresso tecnologico pone e porrà nel prossimo futuro, ma anche sfruttarne da subito vantaggi e potenzialità conoscendo tutte le problematiche operative connesse alle c.d. O.D.R. (online dispute resolution): sicurezza informatica, criptovalute, firma elettronica, verbalizzazione, ecc.
Diamo uno sguardo al quadro normativo europeo…
In considerazione dello sviluppo dell’e-commerce, le O.D.R. hanno trovato il proprio terreno naturale di crescita e sviluppo nelle controversie in tema di contratti dei consumatori.
Tuttavia, nel panorama europeo, la Direttiva 2008/52/CE del parlamento europeo e del consiglio del 21 maggio 2008 relativa a determinati aspetti della mediazione in materia civile e commerciale,ha dettato una disciplina di carattere più generale, indicando la possibilità di esperire procedure di mediazione per la risoluzione di controversie civili e commerciali per tutte le questioni che abbiano ad oggetto diritti disponibili ed indipendentemente dalla qualità e dallo status dei contraenti – consumatori o meno- o dall’ambiente -digitale o meno- della contrattazione.
La direttiva comunitaria è stata recepita nel nostro Ordinamento con il D.Lgs. 4 marzo 2010 n. 28 e,a pochi giorni dall’entrata in vigore del d.lgs.28/2010, la Corte di Giustizia, con la sentenza n. 317, aveva reso una importante decisione in tema di obbligatorietà della procedura di mediazione, con particolari riferimenti alle modalità di gestione telematiche della stessa.
…e al panorama italiano
L’analisi dell’utilizzo degli strumenti telematici, nel d.lgs.28/2010, appare piuttosto marginale, limitandosi il legislatore ad indicare la possibilità di svolgere la mediazione on line tra previsioni rimesse all’autonomia dei singoli organismi nella determinazione dei propri regolamenti.
In particolare l’art. 3, rubricato “forma degli atti”, al comma IV, recita “la mediazione può svolgersi secondo modalità telematiche previste dal regolamento dell’organismo”.
Da qui, una duplice valenza: da un lato viene data autonomia agli organismi di mediazione nel determinare modalità e strumenti on line e, dall’altro non vi è obbligatorietà della presenza di strumenti telematici nell’offerta che l’organismo propone all’utenza.
Infatti, il successivo art.16 rubricato “Organismi di mediazione e registro. Elenco dei formatori”, al comma III, recita: “L’organismo, unitamente alla domanda di iscrizione nel registro, deposita presso il Ministero della giustizia il proprio regolamento di procedura e il codice etico, comunicando ogni successiva variazione. Nel regolamento devono essere previste, fermo quanto stabilito dal presente decreto, le procedure telematiche eventualmente utilizzate dall’organismo, in modo da garantire la sicurezza delle comunicazioni e il rispetto della riservatezza dei dati. Al regolamento devono essere allegate le tabelle delle indennità’ spettanti agli organismi costituiti da enti privati, proposte per l’approvazione a norma dell’articolo 17. Ai fini dell’iscrizione nel registro il Ministero della giustizia valuta l’idoneità del regolamento.
Rafforzando il carattere di “eventualità” dell’offerta di strumenti telematici per la gestione della procedura di mediazione, viene espressamente indicato l’obbligo di attivarsi per la garanzia della sicurezza delle comunicazioni e della riservatezza dei dati, in applicazione di quanto previsto agli artt.9 e 10 dello stesso d.lgs.28/2010 in tema di riservatezza e confidenzialità della procedura.
Tale possibilità di avvalersi delle modalità telematiche per la gestione della procedura va chiaramente inquadrata nel rispetto delle altre norme del d.lgs.28/2010, in particolare di quelle sul ruolo del mediatore e sulla contestuale presenza delle parti.
Il D.Lgs 28/2010 non scioglie un ulteriore dubbio sulla possibilità di configurare una eventuale operatività dell’organismo unicamente su base telematica.
Anche se tale possibilità, soprattutto nel panorama italiano dove le ODR non sono particolarmente diffuse, potesse apparire difficilmente realizzabile, tuttavia nel successivo Decreto Ministeriale 18 ottobre 2010 n. 180 Regolamento recante la determinazione dei criteri e delle modalità di iscrizione e tenuta del registro degli organismi di mediazione e dell’elenco dei formatori per la mediazione, nonché l’approvazione delle indennità spettanti agli organismi, ai sensi dell’articolo 16 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, il legislatore ha inteso specificare che la eventualità del ricorso alle modalità on line debba intendersi come integrativa e non sostitutivadella offerta di gestione della procedura con modalità tradizionali recitando, all’art.7 rubricato “Regolamento di procedura”, comma IV, che “il regolamento non può prevedere che l’accesso alla mediazione si svolge esclusivamente attraverso modalità telematiche”.
Questa disposizione, a parere di chi scrive, alla luce di quanto evidenziato dalla Corte di Giustizia con la sentenza n.317 del 18.03.2010, non deve intendersi come un divieto assoluto di utilizzo dei mezzi telematici per lo svolgimento della procedura di mediazione, ma come previsione di una modalità si svolgimento della procedura ulteriore ed aggiuntiva, ma in ogni caso non esclusiva, per non determinare situazioni di eccessiva onerosità nell’accesso alla procedura per quanti non dispongano di una connessione internet o possano sentire gli effetti del cd. fenomeno delle disuguaglianze digitali.
e ora…dalla teoria alla pratica
Una procedura on line, con notevoli vantaggi pratici e risparmi di tempo davvero efficace, veloce, comoda è una procedura che permette agli utenti di gestire l’intera mediazione direttamente e tranquillamente da casa, dall’ufficio o da qualunque posto si trovino, anche all’estero, senza doversi recare presso la sede dell’organismo, cui possano accedere in ogni momento e in totale sicurezza utilizzando anche lo smartphone senza la necessità avere particolari sistemi operativi, web browser, kit di firma digitale.
Ecco un breve quadro dei principi che regolano lo svolgimento della mediazione on line, così come sopra concepita:
- presentazione della domandacon modalità telematica, ovvero con compilazione dell’apposito form e sottoscrizione con firma remota automatica attribuita all’utente al momento della registrazione alla piattaforma;
- invio telematico all’interno della piattaforma della conferma del depositodella domanda di mediazione;
- nomina e accettazione del mediatoreonline, attraverso accesso riservato alla piattaforma con fissazione dell’incontrodi mediazione online;
- invio automatico della raccomandata di invito al procedimentodi mediazione;
- possibilità di adesione alla proceduracon modalità telematica, attraverso il codice univoco attribuito al procedimento di mediazione;
- scambio di tutte le comunicazioni all’interno della piattaformaonline tra utenti registrati al fine di garantire la sicurezza, integrità ed imputabilità delle dichiarazioni, o se del caso tramite attraverso strumenti di posta elettronica certificata;
- possibilità di svolgimento della proceduracon l’utilizzo di tecniche di comunicazione a distanza, secondo tempi e modalità rimesse, in ogni caso, al mediatore con l’utilizzo di stanze virtuali integrate nella piattaforma online accessibili esclusivamente dalle parti e avvocati del procedimento di mediazione nel giorno e all’ora stabilita;
- possibilità di scambio di documentiall’interno dello spazio virtuale riservato;
- redazione del verbale di mediazioneall’interno della piattaforma con le caratteristiche legali e probatorie dal contenuto non variabile da parte di altri soggetti;
- sottoscrizione online del verbalecon un click grazie all’ attribuzione di firma elettronica avanzata conferita alle parti e firma remota automatica conferita ai legali e al mediatore, con eventuale possibilità di utilizzo di kit personali di firma digitale.
Si tratta, a mio pare di 10 passi verso il futuro delle O.D.R.
10 passi fatti dall’Organismo di mediazione AccademiADR!
Se vuoi saperne di più scopri Accademedia ODR
https://www.accademiadr.itodr/
Leggi il mio libro MEDIAZIONE 3.0
